Evitar a toda costa las reuniones inútiles
Hay que preguntarse si es necesario hacerlas
David Somoza Mosquera
Si bien las reuniones son necesarias porque conectan a los empleados y las compañías en la concreción eficaz de las tareas y la consecución de los objetivos fijados, si no son bien planificadas los resultados pueden ser hasta contraproducentes.
Nadie niega que una buena reunión de trabajo aporta mucha información y fortalece la comunicación de forma recíproca entre la empresa, los jefes y los empleados. Sin embargo, la falta de claridad sobre cuándo, cómo y en cuánto tiempo se realizan puede convertirse en un elemento que frena o disminuye la productividad.
Hace cierto tiempo fue publicado un artículo sobre la extraña ley del por qué hay empleados cuya única función es convocar reuniones inútiles. En 1955, Ciryl Northcole Parkison escribió un artículo irónico sobre la celebración de reuniones continuas y sin sentido, lo cual redundaba en una burocracia improductiva y poco eficaz.
La afirmación del columnista era: “El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. Esta frase se convirtió en la ley Parkison y se refiere concretamente cuando las empresas hacen reuniones que implican la no concreción de lo allí tratado, además de pérdida de tiempo.
Con la pandemia y el teletrabajo esta conducta se manifestó en las reuniones por Zoom o cualquier otra plataforma. Por ello, es importante rescatar el verdadero sentido y frecuencia de estos encuentros entre el personal. Si se hacen a diario y sin objetivos claros, se corre el riesgo de que se desvirtúen debido al aburrimiento en los empleados y a la falta de compromiso.
En ese sentido, cada vez que se piense en celebrar una reunión hay que preguntarse si es necesario hacerla. De ser así, es indispensable organizar cuidadosamente la cita, escogiendo las personas adecuadas para el tema o temas que se van tratar mediante la información clara y organizada de la agenda.
Durante la reunión un punto crucial es la puntualidad de los asistentes. La presentación de los temas debe ser atractiva y ágil con el auxilio de recursos audiovisuales y multimedia, por ejemplo.
En la reunión se deben fijar tareas y responsabilidades a los asistentes y el compromiso de cumplirlas en el tiempo y con los procesos acordados, producto de la participación e intercambio de ideas, opiniones y aclaratorias de dudas de esas personas durante la reunión.
Después hay que hacer un seguimiento de si se está cumpliendo lo aprobado en la reunión. Es una de las formas para evitar las reuniones inútiles…
