Reuniones de negocios: motor empresarial
David Somoza Mosquera
Muchos son los factores y mecanismos que permiten el buen desenvolvimiento de las empresas. Uno de ellos son las reuniones, las cuales, sin importar el paso de los años, aún mantienen una gran importancia para la buena marcha de los negocios.
Esta forma de encontrarse e intercambiar información e ideas, sin duda alguna, promueve el trabajo en equipo en aras de la consecución de los objetivos de la compañía y mejora su productividad y rentabilidad.
En estos encuentros de trabajo se pueden, por ejemplo, diseñar y reforzar planes y estrategias y crear mecanismos de contacto con el cliente; además de ser una gran ayuda a la hora de solucionar conflictos internos.
Pero una reunión de negocios no se debe improvisar: requiere dedicación, planificación y claridad en los objetivos. Para poder celebrarla con éxito también es importante definir el número de participantes, así como la convocatoria. Se deben fijar en el día y la hora adecuados, y escoger quién dirigirá el encuentro para no divagar y centrarse en el temario y agenda establecidos.
Si no se cuente con una agenda de trabajo definida y no está claro su resultado, es hasta preferible suspenderla. Según estudios especializados, una sola reunión ejecutiva semanal puede consumir un esfuerzo equivalente a 300.000 horas/año, así que hay que hacer que valga la pena.
Por lo general, las reuniones de negocios pueden ser presenciales o virtuales. Antes de la pandemia, dada su importancia y las características del mundo empresarial era más frecuente la primera opción, aunque también se celebraban de forma virtual cuando grandes distancias geográficas separaban a los participantes. Pero con la crisis sanitaria, la virtualidad ha ganado más terreno.
Más allá de la modalidad, lo importante es que las reuniones de negocios estén motivadas por asuntos específicos, como informar algún aspecto importante de la empresa, recopilar información estratégica, concretar y lograr acuerdos para una decisión, ampliar la visión de los miembros del equipo y generar nuevas ideas. Al final son el motor de una compañía.
